Comment accélérer l’adoption de la RPA auprès de vos utilisateurs ?

26 septembre 2019
How to accelerate RPAs adoption by your users

Comment accélérer l’adoption de la RPA auprès de vos utilisateurs ?

La transformation digitale pousse les entreprises à repenser leurs processus métiers et à se concentrer toujours plus sur les tâches à forte valeur ajoutée. Aujourd’hui, les nouvelles technologies donnent accès plus facilement à la création de nouveaux applicatifs et la concurrence s’est exacerbée.

Anciennement, la nature du travail des entreprises se faisait de façon traditionnelle, les tâches que les utilisateurs devaient accomplir étaient chronophages, fastidieuses et manuelles. Le fait de rationaliser les opérations ainsi que la réduction des coûts demeuraient des facteurs bloquant pour les utilisateurs. En effet, l’arrivée de la RPA a permis aux entreprises de se tourner vers l’automatisation des processus via des robots virtuels pour faciliter les tâches volumineuses.

La Robotic Process Automation est l’une des clés du succès des grandes entreprises dans leurs démarches pour rester maîtres de leurs domaines. Cependant l’identification des processus à automatiser peut devenir un défi face à des utilisateurs qui ne sont pas forcément enclins à laisser la RPA les épauler, et à des difficultés de collaboration inhérentes à la structure d’une grande entreprise.

Mettre l’utilisateur au cœur de la RPA

Sans surprise, les études montrent que l’automatisation des tâches ne rassure pas les employés. Les statistiques sont édifiantes. Selon l’étude « Automation in Everyday life » de Pew Research center. Seulement, 33% des adultes se disent enthousiastes à la mise en place de la RPA contre 72% qui se disent inquiets.

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D’après les statistiques, la nécessité de préparer les utilisateurs aux nouveaux défis est indispensable pour faire face à cette crainte. Les utilisateurs ne comprennent pas toujours la nécessité des changements, c’est pourquoi, ce changement demande un accompagnement afin d’assurer la compréhension de l’apport de la RPA aux employés. Humans4help et Weloop ont compris l’enjeu du changement :

  • WeLoop est un plug & Play imbriqué dans l’application parent (Salesforce, ServiceNow etc.) qui permet de regrouper les utilisateurs en communauté. Dans notre cas, cette dernière étant dédiée à la mise en place de processus à automatiser, la compréhension de ce concept est drastiquement favorisée. Et les chiffres parlent : la création de communauté permet d’engager entre 20% et 40%* des utilisateurs dans l’évolution de leurs applications.
  • L’expertise de Humans4Help assure la compréhension de cette nouvelle discipline en adaptant les messages et les échanges avec les utilisateurs au contexte de la RPA. La maîtrise du bon vocabulaire et la connaissance des attentes des utilisateurs finaux sont clés pour mettre les utilisateurs en confiance.

Engager les utilisateurs à vos côtés dans l’identification de la RPA

WeLoop permet de pusher de l’information directement dans l’application de l’utilisateur afin que ce dernier soit mis au courant des derniers robots mis en place. Le fait d’être contextualisé permet de mobiliser rapidement les utilisateurs dans la création de nouveaux robots.

Par ailleurs des propositions d’automatisation sont poussées à l’utilisateur afin de lui suggérer des améliorations qui pourraient lui être utiles dans son quotidien. Et c’est là qu’il est important de bien choisir son partenaire. En effet, en travaillant avec des cabinets spécialisés, vous êtes assurés que les push qui seront effectués auront de la pertinence. Il est capital de mettre en avant des processus ayant déjà été effectués sur des logiciels équivalents afin que ces derniers soient identifiés par les utilisateurs. Humans4Help est fort de cette expérience, notamment sur le triptyque ServiceNow, Salesforce et SAP avec lesquels WeLoop est compatible.

Faciliter les échanges et le retour des exceptions

Emails, fichiers Excel, interface Jira ou ServiceNow… tous ces outils n’ont pas été pensés pour permettre aux utilisateurs d’échanger sur les améliorations à apporter à leurs applications. En effet, à l’ère du collaboratif, des outils comme Slack ou Teams ont été élaborés pour échanger à plusieurs et cela doit être la même chose pour l’évolution d’applicatifs. Les études montrent que 50% du travail des développeurs est fait de “reworking”, dû en majorité à une mauvaise identification et compréhension des tâches*. Ainsi les réalisations coûtent plus chers car il faut retravailler dessus pour que l’utilisateur ait un résultat à la hauteur de ses attentes. La RPA permet l’amélioration des méthodes de travail, de la conformité, de la productivité et de la réduction des coûts. Ainsi, grâce à la RPA, les utilisateurs pourront se concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les échanges contextualisés permettent aux utilisateurs une meilleure accessibilité de l’information sur l’ensemble des interfaces de l’entreprise, un contrôle de conformité accru, un retour sur investissement facilement atteignable et mesurable. Ainsi, les équipes de Humans4Help pourront facilement identifier les besoins, les traiter efficacement et rapidement. L’acceptation de la RPA auprès de vos utilisateurs nécessite l’adoption de certaines règles pour que les résultats soient à la hauteur de vos attentes. Une fois la RPA intégrée dans vos processus métiers, la conduite du changement est primordiale pour mettre l’utilisateur au centre de la RPA.

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